Шаблоны задач в Битрикс24

В условиях динамичного развития бизнеса и постоянного увеличения объема задач, компании ищут способы оптимизации рабочих процессов. 

Одним из таких решений является использование шаблонов задач в Битрикс24. 

Этот инструмент позволяет не только стандартизировать выполнение повторяющихся задач, но и значительно сократить время на их постановку и контроль. 

Шаблоны задач в Битрикс24 предоставляют возможность заранее определить последовательность действий, ответственных лиц и сроки выполнения. Это особенно полезно для команд, которые регулярно сталкиваются с однотипными проектами или задачами. Благодаря шаблонам, сотрудники могут сосредоточиться на более важных аспектах работы, не тратя время на рутинные операции.

Кроме того, использование шаблонов задач способствует улучшению коммуникации внутри команды. Все участники процесса четко понимают свои роли и обязанности, что снижает риск недопонимания и ошибок. В результате, компании получают более слаженную и продуктивную работу, что положительно сказывается на достижении бизнес-целей.

Права доступа к шаблону задачи

Вы можете установить права доступа к шаблону, чтобы ваши коллеги также имели возможность его использовать. Для этого откройте шаблон задачи и перейдите в раздел “Дополнительно” > “Права доступа”.

Выберите конкретного сотрудника, отдел или всю организацию. Установите необходимые права доступа: “Только чтение” или “Полный доступ”.

Как работать с шаблонами в задачах

Вы можете создавать задачи, используя готовые шаблоны непосредственно из раздела “Задачи и Проекты” (1 вариант).

Для этого, при просмотре задачи, нажмите на “Добавить” > “Добавить задачу из шаблона” и выберите нужный шаблон для работы.

2 вариант, находясь в списке задач, нажмите на стрелку рядом с кнопкой “Создать” и выберите “Задачу по шаблону”. Чтобы просмотреть все доступные шаблоны, выберите пункт “Список всех шаблонов”.



3 вариант, находясь в разделе “Потоки”, нажмите на кнопку “Создать задачу” и выберите “Шаблоны”. Чтобы просмотреть все доступные шаблоны, выберите пункт “Список всех шаблонов”.

Как добавить задачу новому сотруднику

Чтобы автоматически назначать задачу новым сотрудникам, например, «Заполнить профиль», в шаблоне нажмите “Еще” и выберите опцию “Шаблон задачи для нового сотрудника”.

Важно отметить, что этот параметр может установить только администратор портала для нового шаблона. Эта функция доступна исключительно на облачных тарифах Битрикс24.

Действия с готовым шаблоном задач

С готовым шаблоном задачи у вас есть возможность выполнить несколько действий:

• Редактировать его

• Создать задачу на основе этого шаблона

• Добавить подзадачу для шаблона

• Копировать шаблон

• Удалить его.

Шаблоны задач в роботах и бизнес-процессах 

Действие “Поставить задачу” не позволяет использование задачи по шаблону, но имеется возможность создания такой же задачи и использовать дополнительные действия для расширения логики.

Как сделать задачу регулярной

Чтобы задача автоматически повторялась через определенные промежутки времени, активируйте опцию “Сделать задачу регулярной”.

Вы можете задать периодичность повторения: ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно.

Настройте время, когда повторения должны завершиться. Доступны следующие параметры:

• “Без даты окончания” – задача будет повторяться бесконечно.

• “Дата окончания” – повторение задачи прекратится в выбранный день.

• ”Завершить после ... повторений” – задача будет создана указанное количество раз, после чего повторение остановится.

Топ 5 преимуществ использования шаблонов задач в Битрикс24:

2. Унификация процессов.

Применение шаблонов помогает установить единые стандарты для выполнения задач, что улучшает качество работы и уменьшает вероятность ошибок.

3. Оптимизация командного взаимодействия.

Четко определенные роли и обязанности в шаблонах способствуют более эффективному взаимодействию между сотрудниками и предотвращают недопонимание.

4. Гибкость и адаптация.

Шаблоны легко редактируются и настраиваются под конкретные нужды проекта или команды, что позволяет быстро адаптироваться к изменениям в рабочем процессе.

5. Увеличение продуктивности.

Автоматизация рутинных задач освобождает время для более значимых и креативных задач, что способствует общему повышению эффективности работы команды.

Внедрение шаблонов задач в рабочие процессы — это шаг к более организованному и эффективному управлению проектами.

Битрикс24 предоставляет все необходимые инструменты для создания и использования шаблонов, что делает его незаменимым помощником в современном бизнесе. 

Используйте возможности платформы, чтобы оптимизировать работу вашей команды и достичь новых высот в развитии вашего бизнеса.

Статья создана на основании статьи: 

“Шаблоны задач”, Автор: Наталья Штенникова. https://helpdesk.bitrix24.ru/open/17869536/